Comment faire des réunions utiles ?

Une à trois : c'est le nombre de réunions auquel participe plus d'un salarié sur deux chaque semaine et il atteint même six pour 14% des salariés. La généralisation du télétravail après la pandémie de Covid n'a pas réduit le goût des entreprises françaises pour la réunion. Mais même si le nombre d'heures passées en salle de réunion a doublé en plus de 60 ans, ce n'est pas le cas de leur productivité. 

On a tous vécu cette réunion dont on ressort en se demandant pourquoi on était là. Le problème, c'est qu'on a fini par croire que réunir, c'est travailler. C'est un piège. Il y a même un terme pour ça dont on parle souvent : la réunionite. 

Pour Murielle Zel Boch, qui accompagne les entreprises pour mieux gérer leur capital humain, si la multiplication de ces temps est un problème, la réunion en elle-même peut être un levier puissant : « elle synchronise une équipe, accélère les décisions, crée de la cohésion ». Mais selon OpinionWay, une réunion sur quatre seulement aboutirait à une décision concrète. « Autrement dit : on se réunit beaucoup, pour pas grand-chose car la démarche n’est pas structurée. Donc la vraie question c'est : est-ce qu'on a vraiment besoin de se réunir ? Est-ce qu'un message, un email, un document partagé ne suffirait pas ? Si on ne sait pas répondre à ça, la réunion est déjà mal partie. »

Même si l'utilité de la réunion est avérée, l'Ifop estime que 42 % des réunions seraient rarement bien préparées. C'est pourtant, pour Murielle Zel Boch, l'une des bases à ne pas bâcler.

Réunion nécessaire : comment bien la préparer ?

Pour bien préparer une réunion, il est nécessaire de définir clairement un objectif précis, « pas "faire le point" mais "décider de X" ou "valider Y". Informer, consulter, décider : ce n'est pas la même réunion, et ça ne réunit pas les mêmes personnes de l'équipe » selon l'experte. Autre conseil : envoyer l'ordre du jour au moins 24h avant pour que les participants puissent en prendre connaissance et se préparer. « Et on invite seulement ceux qui ont vraiment quelque chose à apporter ou à décider. Les autres reçoivent le compte-rendu, ils auront la même information sans perdre leur temps » précise la coach qui rappelle un essentiel : « une réunion stratégique, c'est le matin quand les esprits sont frais, pas le vendredi après-midi ».

Pour rendre l'exercice concernant pour les participants, la réunion doit commencer à l'heure prévue, « c'est un signal de respect », et avoir une durée réaliste : 45 à 50 minutes en présentiel, 30 minutes en visio. « Au-delà, on perd les gens. En visio particulièrement, une pause d'une minute toutes les demi-heures si on dépasse les 30 mn suffit à relancer la concentration ».

Réunion : comment impliquer les salariés ?

Pour que tout le monde se sentent concerné, le mieux est de donner un rôle aux participants : le gardien du temps signale quand il reste deux minutes sur un point pour éviter de passer 80 % de la réunion sur le premier sujet, le scribe prend les notes pendant la réunion, ce qui libère tout le monde pour écouter et participer et permet d'avoir un compte-rendu prêt à 90% à la fin de la réunion. « On peut faire tourner ces rôles à chaque réunion, ça responsabilise tout le monde. Certaines équipes vont encore plus loin pour les points de suivi rapides : réunion debout, ou même en marchant, le "cowalking". Ça oxygène les esprits et ça raccourcit naturellement les échanges » propose l'experte qui rappelle que les téléphones restent dans la poche, « même les Comex y arrivent quand on leur demande ».

Mais la réunion ne se termine pas en sortant de la salle. 

C'est le moment le plus sous-estimé. On sort d'une réunion, tout le monde repart dans ses projets sans savoir quel est le prochain pas, et trois semaines plus tard on refait une réunion pour rappeler ce qui a été dit dans la précédente. C'est le signe classique d'une réunion sans suivi.

Le réflexe à avoir : résumer les décisions point par point avant que chacun parte. « Si on n'est pas capable de résumer ce qui vient d'être décidé, c'est que la réunion n'était pas assez claire et il faut recommencer ». Pour garder une trace des échanges, un compte-rendu court peut être envoyé dans les 24h, « pas un roman, juste les décisions, les actions, avec un responsable et une date pour chacune ».

Peut-on refuser une réunion ?

Si la réunion est bien préparée, seules les personnes concernées seront invitées. Mais dans tous les cas, Murielle Zel Boch incite à oser refuser : « on peut décliner une réunion quand on n'est pas directement concerné. "J'avance mon travail" est une vraie raison valable ». Une étude du MIT Sloan a calculé qu'un seul jour sans réunion par semaine, comme l'a déjà initié la solution de commerce en ligne Shopify, conduisait à plus d'autonomie, moins de stress, une productivité en hausse « et des équipes qui arrivent aux réunions suivantes avec bien plus d'énergie ».

Pour jauger la pertinence d'une réunion, la coach propose aux managers dans les entreprises de prendre quelques minutes à la fin pour demander aux participants ce qu'ils en ont pensé, voire à leur demander de noter l'utilité du moment. « C'est comme ça qu'on construit une culture de la réunion utile, ensemble. La meilleure réunion, c'est parfois celle qu'on n'a pas faite. »